Verfahrensdokumentation.
Für sichere Digitalisierung.
Mit einer professionellen Verfahrensdokumentation erfüllen Sie nicht nur gesetzliche Vorgaben. Sie schaffen zusätzlich auch Transparenz und Struktur.
Die digitale Transformation verändert die Anforderungen an eine lückenlose Dokumentation. Die Finanzbuchführung bildet die Basis. Doch heute zählt, wie Belege und Daten entstehen, verarbeitet und archiviert werden. Nachvollziehbare Prozessabläufe sind daher für eine gesetzeskonforme Dokumentation von entscheidender Bedeutung.
Eine detaillierte Verfahrensdokumentation beschreibt die internen Prozesse eines Unternehmens von der Angebotserstellung, über den Weg eines Belegs vom Eingang bis hin zu der Erfassung in der Finanzbuchhaltung. Mit einer Verfahrensdokumentation schaffen Sie Sicherheit für Ihr Unternehmen, steigern die Effizienz von internen Workflows und sind auf Betriebsprüfungen bestens vorbereitet.
Warum Sie das Thema betrifft.
Im Mittelpunkt einer Betriebsprüfung steht heute vermehrt die systematische Prüfung der Datenverarbeitungsprozesse im Unternehmen und nicht mehr die Einzelbelegprüfung. Die Finanzverwaltung sieht zur Wahrung der Grundsätze einer ordnungsgemäßen Buchführung (GoBD) daher sogar eine Notwendigkeit zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation vor.
Damit trägt die Finanzverwaltung der fortschreitenden Digitalisierung Rechnung und passt die Prüfungsschritte an das neue Umfeld an. Den Anforderungen der Finanzverwaltung werden Sie daher nur durch die Erstellung einer Verfahrensdokumentation und die Einhaltung der definierten Prozessschritte gerecht.
Wenn Ihre Prozesse nicht eindeutig dokumentiert sind, drohen bei Betriebsprüfungen unangenehme Folgen bis zur Hinzuschätzung von Gewinnen. Mit einer verlässlichen Verfahrensdokumentation sichern Sie nicht nur die gesetzliche Konformität. Sie gewinnen auch Klarheit über Zuständigkeiten und Übersicht über Ihre Prozessabläufe im Unternehmen.
Damit ist die Verfahrensdokumentation nicht nur ein Pflichtprogramm, sondern auch als Instrument zur Optimierung Ihrer digitalen Organisation zu betrachten.
Unser Ansatz für Ihre
Verfahrensdokumentation.
Wir begleiten Sie von der Bestandsaufnahme bis zum endgültigen Bericht. Unsere Verfahrensdokumentation umfasst insbesondere folgende Bestandteile:
Allgemeine Beschreibung (Betriebsdokumentation)
Überblick über das Unternehmen und der relevanten Abteilungen/Systeme
Organisatorische Prozesse (Anwenderdokumentation)
Wer ist in Datenverarbeitungsprozess eingebunden? Welche Aufgaben übernehmen die einzelnen Abteilungen und Personen? Wie sieht der zeitliche Ablauf aus? Die klare Zuordnung und Dokumentation dieser Schritte ist entscheidend für eine prüfungssichere Verfahrensdokumentation.
Technische Prozesse (Systemdokumentation)
Welche Datenverarbeitungssysteme kommen im Unternehmen zum Einsatz? Wie funktionieren die Schnittstellen zwischen den Anwendungen? Welche Softwarelösungen werden genutzt?
Kontroll- und Überwachungsprozesse (Internes Kontrollsystem)
Wer überwacht die Prozesse, wie erfolgt die Kontrolle und welche Prozessschritte sichern die Einhaltung?
Datensicherungsprozess:
Wie erfolgt die revisionssichere Archivierung Ihrer Daten? Wie erfolgt die gesetzes- und datenschutzkonforme Entsorgung Ihrer Daten?
Damit ist Ihre Verfahrensdokumentation nicht nur aktuell, sondern auch transparent und verständlich – für Mitarbeiter, Geschäftsführer und Betriebsprüfer.
Unsere Leistungen im Überblick.
Digitales Verständnis trifft steuerliche Expertise.
Unsere besondere Stärke liegt in der Verbindung von steuerlichem Fachwissen und digitaler Umsetzungskompetenz. Für die Erstellung Ihrer Verfahrensdokumentation arbeiten unsere Steuerexperten eng mit unserem spezialisierten Digitalisierungsteam zusammen. Diese interdisziplinäre Herangehensweise sorgt dafür, dass sowohl fachliche als auch technische Anforderungen in Ihren Prozessbeschreibungen vollständig und gesetzeskonform abgebildet werden.
Wir verstehen, wie ERP-Systeme, DMS-Lösungen, Cloud-Anwendungen und andere Schnittstellen funktionieren und stellen sicher, dass alle Systeme nachvollziehbar integriert und dokumentiert sind.
Vorteile einer Verfahrensdokumentation.
Mit unserer Verfahrensdokumentation bilden wir nicht nur Ihre Datenverarbeitungsprozesse vollständig ab, sondern helfen dabei, Schwachstellen zu identifizieren, wie beispielsweise fehlende Protokollierungen, unklare Verantwortlichkeiten oder unzureichende Archivierung. Auf diese Weise machen wir aus einer Pflicht ein praxisnahes, internes Handbuch zur Prozessoptimierung.
Unser Ziel: klare, sichere und strukturierte Abläufe, die auch dem kritischen Blick des Finanzamts standhalten – und unangenehme Überraschungen bei Betriebsprüfungen von vornherein vermeiden.
Mit einer fundierten Verfahrensdokumentation profitieren Sie gleich mehrfach:
